Эксплуатация ОМС

ОМС в борьбе с хищениями продукции на складе

Нас часто спрашивают на презентациях, может ли ОМС прекратить хищения на складе ? Однозначного ответа на этот вопрос, на самом деле, нет. Тема хищений продукции на складе весьма многогранна.

Спонтанные хищения продукции на складе Под спонтанными хищениями мы понимаем ситуации, когда сотрудники склада присваивают продукцию без намерения ее продавать. В той или иной степени, спонтанные хищения наблюдаются практически на всех складах, однако можно выделить и группы риска: Продовольственные склады Склады предметов бытового обихода: одежда, бытовая химия, электроника, и т.д. Относительно имунны к этому виду хищений склады материалов промышленного назначения, жидких, сыпучих и

негабаритных товаров.

“ Типичным примером спонтанных хищений является история о сыре. На одном из продовольственных складов хранились в картонных коробках различные виды сыра. При этом с сыром в крупных упаковках (кругах, головах) ничего особенного не происходило. А вот сыр в индивидуальных упаковках (типа "Хохланд") постоянно оказывался на недостаче - его доставали из коробок и ели проходящие мимо кладовщики. ”

Следует заметить, что спонтанным хищениям подвергаются не все товары в одинаковой степени. В первую очередь, похищаются товары в индивидуальной (разовой) упаковке, готовые к употреблению, имеюшие небольшой размер. В примере с сыром - трудно предположить, что кладовщик с головой сыра в руках не привлечет к себе внимание. Другое дело, разовая упаковка: сыр в рот, пластиковую обертку в карман - и никто ничего не видел!

Что дает внедрение ОМС

Самый логичный способ борьбы с такими хищениями - это ограничение доступа к привлекательным товарам. Например, если товары поставить на верхние места (откуда их не снимешь без стеллажера) - хищения с верхних мест прекратятся. Можно попробовать собрать весь "опасный" товар в определенную зону склада и обеспечить ее дополнительной охраной.

В любом случае, большим подспорьем в этом является система управления складом (ОМС). Настроив и прописав в ОМС правила размещения отдельных групп товаров, можно быстро и беззатратно снизить спонтанные хищения продукции в 3-10 раз.

Квалифицированные хищения продукции

Если спонтанные хищения продукции являются относительно мелким неудобством, то вторая разновидность хищений может быстро привести склад в состояние раззорения. Речь идет о квалифицированных хищениях - то есть имеющих цель вывезти продукцию со склада в целях сбыта.

Квалифицированные хищения, как правило, совершаются группой лиц по предварительному сговору. В группу чаще всего входят:

• Кладовщик - лицо, имеющее непосредственный доступ к товару
• Водитель-экспедитор - обеспечивающий вывоз партии товара под прикрытием реального заказа
• Продавец на торговой точке - принимающий "левый" товар и обращающий его в деньги, т.е. в прибыль преступной группы

Некоторыми признаками действий преступной группы на складе являются:

• Излишки продукции в заказах
• Пересорты продукции, причем из заказов изымается дешевый товар, а докладывается дорогой и/или ходовой
• Сброс балласта из приезжающих автомобилей: слив воды из канистр и баков, выгрузка ящиков со льдом, мусором - применяется водителями, чтобы скрыть вывозимые излишки на автомобильных весах при выезде. Также возможно искажение количества возвращаемой тары.
• Особенно тревожным является обнаружение данных признаков систематически - в дни отгрузки определенных клиентов, или работы одного и того же экспедитора

“ Терминальной стадией квалифицированных хищений является вовлечение в них сотрудников службы безопасности предприятия и офисных работников, создающих подложные заказы и документы в системе управления предприятием. ”

Борьба с квалифицированными хищениями

Борьба с квалифицированными хищениями является весьма трудной задачей, так как расхитители на складе имеют как мотивацию, так и денежные ресурсы, чтобы максимально затруднить расследование их деятельности. К комплексным мерам по предотвращению систематических хищений относятся:

• Работа над корпоративной культурой, нормализация морально-психологической обстановки на складе. В идеале следует добиваться отторжения хищений коллективом склада. Даже если сотрудники не пойдут (российская специфика!) докладывать руководству о неблаговидных действиях коллег - они как минимум не будут покрывать их, а как максимум - неформально объяснят последним, что на этом складе так поступать не принято. Иногда неформальные объяснения сопровождаются соразмерным физическим воздействием на похитителей - препятствовать этому также не следует.
• Деперсонализация заказов. Если наименования клиентов скрыты для кладовщиков, или кладовщики назначаются на заказы произвольным образом - то становится намного сложнее поставить "лишний" товар в чужой заказ.
• Провокация экспедиторов. Служба безопасности по согласованию с руководителем склада незаметно подкладывает лишнюю продукцию в заказ водителя-экспедитора и выпускает его со склада. Если водитель не вернет и не заактирует излишек - это повод установить за ним более плотный контроль. Если повтором эксперимента 2-3 раза установлено систематическое сокрытие водителем излишков - его следует безусловно заменить.
• Рутинная работа службы безопасности: внезапные случайные контрольные взвешивания заказов, мониторинг соответствия видимых расходов сотрудников склада их доходам, отработка агентурной информации, слухов.

Место ОМС в предотвращении систематических хищений

Очевидно, что система ОМС эффективно деперсонализирует заказы, и заставляет преступную группу совершать заметно нестандартные действия (например, выяснять какой номер заказа какому клиенту соответствует, меняться заказами, и т.д.). В результате, существенно повышается шанс раскрытия преступной группы обычными агентурными методами службы безопасности предприятия. Немаловажен психологический эффект фиксации всех перемещений продукции системой ОМС в привязке ко времени и сотруднику, производящему перемещения. В результате, у персонала возникает ощущение "всевидящего ока", контролирующего его работу, и понижается мотивация к совершению хищений.

Вывод: система управления складом ОМС дает руководителю и службе безопасности ценные инструменты для борьбы с хищениями материальных ценностей. Однако, было бы ошибочно считать, что одно только внедрение ОМС остановит поток хищений. Для решения проблемы хищений требуется постоянное взаимодействие руководителей склада, ИТ-подразделений и службы безопасности предприятия.

Печать этикеток в системе ОМС

Какие этикетки печатает ОМС

Практика внедрения ОМС на российских складах показывает, что самым распространенным способом идентификации объектов на складе является штрих-кодирование. В связи с этим, из системы ОМС печатаются разные виды этикеток:

• Этикетки стационарных объектов (стеллажей, мест, порталов)
• Этикетки единиц хранения (контейнеров, коробов)
• Этикетки-идентификаторы сборных единиц хранения
• Справочные этикетки на товары для соответствия требованиям перевозки грузов

Ситуация осложняется тем, что на складе в эксплуатации могут быть одновременно принтеры разных моделей и/или производителей.

Способы печати этикеток ОМС

В некоторых случаях, принтеры штрих-кодов подключаются через стандартную очередь печати операционной системы, и печать ведется штатными средствами. Такое подключение выполнить просто, но оно обладает целым рядом недостатков:

• Нужно оснащать рабочие места кладовщиков промышленными компьютерами, чтобы подключить принтер
• Не используются внутренние средства принтера для создания штрих-кодов
• Этикетка сначала преобразуется в графический образ (bitmap), а потом печатается принтером как картинка
• Для принтеров, подключенных через последовательный порт, скорость печати недостаточна
• Нельзя использовать специальные возможности принтера (например, изменить направление печати)

Однако, большинство промышленных принтеров этикеток имеют специальный внутренний язык программирования (наиболее известны EPL2/ZPL2), который позволяет преодолеть ограничения стандартного драйвера.

Решение ОМС

Дизайн этикетки в ОМС начинается с создания шаблона. Шаблон строится на координатной сетке X=(0...1) Y=(0...1) и записывается в XML-файле:

ОМС поддерживает следующие типы полей этикетки:

text

статичный текст

barcode

статичный баркод

SPELtext

динамический текст, формируемый spring expression language

SPELbarcode

динамический баркод

multiline

многострочный текст с автоматическим переносом слов на новую строку

Для элементов этикетки можно указать координаты X и Y, а так же угол поворота в градусах по часовой стрелке (большинство принтеров поддерживают поворот только кратно 90 градусам). В аттрибуте hint задаются расширенные аттрибуты поля:

Далее в конфигурационном файле описывается принтер:

В описании принтера задаются коэффициенты преобразования логических координат в физические: XScale, XOffset и YScale, YOffset. Там же настраивается таблица соответствия физических и логических шрифтов и указываются специфичные настройки драйвера принтера. Поддерживаются семейства принтеров: EPL/EPL2, ZPL2, Fingerprint.

Обратите внимание, что принтер и шаблон этикетки никак не связаны между собой. Это придает системе дополнительную гибкость:

• Правильно задав масштабные коэффициенты и таблицу шрифтов, можно печатать этикетку одинаково на любом типе принтера
• Можно быстро заменять один тип принтера на другой, не трогая шаблоны этикеток
• При небольшом изменении вырубных размеров этикетки, можно не переделывать шаблоны, а только лишь увеличить или уменьшить масштабные коэффициенты в описании принтеров

ОМС и оплата труда

Каждому по труду ?

Хотя ОМС берет на себя сложную работу по планированию и управлению перемещением материальных запасов - выполнять сами перемещения должны работники склада. Работу кладовщика-грузчика сложно назвать работой мечты. Это тяжелый физический труд, зачастую в неблагоприятных условиях: стесненное пространство, пониженная температура воздуха, искусственное освещение. Тем более важной является мотивация сотрудников на добросовестное исполнение своих должностных обязанностей. Практика показывает, что первым инструментом мотивации является система оплаты труда.

Виды систем оплаты труда кладовщиков На практике, чаще всего встречаются три основных системы оплаты кладовщиков: Окладная система оплаты труда

• При окладной системе оплаты труда, кладовщик получает заработную плату за сам факт нахождения на складе в течение смены
• Поскольку при прочих равных условиях, человек на окладе предпочитает не работать - поддержание темпа деятельности склада зависит от настойчивости и владения специфическим лексиконом руководителя смены
• В худшем случае - на "окладном" складе вообще очень трудно найти кладовщиков - они или где-то прячутся, или выполняют малоосмысленную ( но физически легкую) работу
• Несколько исправляет ситуацию введение премиальной части и введение КТУ (коэффициента трудового участия). Однако, это приводит к производственным конфликтам, т.к. процесс выставления КТУ во многом субъективен.
• Привязка премии к общим показателям склада (процент выполнения заявок, тоннаж отгрузок, и т.д.) является бессмысленной - на уровне компетенций кладовщика общий результат не виден и никак не зависит от личных (!) трудовых усилий. Соответственно, премия воспринимается как лотерея: есть - хорошо гудим, плохо - ругаем начальство.

Сдельная система оплаты труда

• При сдельной системе, устанавливаются расценки на определенные операции с товаром на складе. Выполнив определенный объем работы, сотрудник склада может представить, какой объем денег он за это получит.
• Преимуществом данной системы является прямая зависимость между трудовыми усилиями и заработной платой. Это мотивирует работать, а не прятаться по подсобкам.
• Недостатком системы является возникновение "выгодных" и "невыгодных" работ. При несправедливом распределении работ или введении неудачных расценок, разгораются производственные конфликты. Кроме того, невозможно добиться от кладовщика выполнения работы, если на нее нет расценок, или сложно измерить объем работы (вспомогательные операции на складе, уборки, поиск пропавших ящиков и т.д.)
• Предъявляются повышенные требования к точности учета выработки каждого работника. Если выработка заносится вручную - возникает соблазн повысить зарплату путем приписок и фальсификации оперативной отчетности. В клиническом случае, возникает коррупция на уровне учетчиков, которые за взятки ставят любые цифры в учетные ведомости.

Смешанная система оплаты

• При смешанной системе - 10-40% зарплаты выплачивается окладным методом, а остальное - сдельным
• В принципе, данная схема комбинирует преимущества (и недостатки!) предыдущих.
• За счет окладной части можно административно требовать от работников выполнения некоторых обязанностей без расценок. Сдельная часть заставляет работников не увиливать от работы.
• Сохраняется угроза производственных конфликтов, требуется точный учет трудового вклада, возникает соблазн "поправлять" отчетность.

Место ОМС в системе оплаты труда

Система управления складом ОМС резко повышает прозрачность и точность оплаты труда кладовщиков на складе. В самом деле:

• Каждый сотрудник склада имеет бейджик с личным штрих-кодом, который он регистрирует на весах или мобильном терминале, чтобы получить доступ к рабочим режимам
• При необходимости, можно привязать к устройству несколько человек, сформировав временную рабочую бригаду.
• Таким образом, любая производственная операция фиксируется в системе с привязкой натуральных показателей (килограммы, ящики, упаковки) и трудовых ресурсов
• В дальнейшем, накопленная в регистрах информация может передаваться в систему управления предприятием (например, 1С "Зарплата и Кадры") для автоматизированного начисления сдельной части оплаты труда
• Помимо этого, обезличенный принцип управления системы ОМС сильно снижает вероятность производственных конфликтов по поводу распределения выгодных и невыгодных работ на складе.

Вывод: система управления складом ОМС позволяет на практике реализовать принципы точного учета трудового вклада персонала, обеспечить оплату по-труду, и одновременно снизить вероятность производственных конфликтов среди сотрудников склада.